¿Necesito un software de gestión documental en mi empresa?

La segunda ley de la termodinámica establece que la cantidad de desorden de un sistema no puede más que crecer... Y a mayor complejidad del sistema, mayor su tendencia y potencial de caos. A esto se le conoce como “Entropía”, y tiene mucha más relación con tus procesos de negocio y manera de operar de la que piensas. Sigue leyendo...

El universo tiende al Caos. Podemos verlo cuando en la mantención de una casa hay que esforzarse continuamente por la limpieza y el Orden, y basta sólo el desánimo y la ausencia de esfuerzo para que se imponga la suciedad y el caos. O cuando sólo un roce descuidado puede ser suficiente para hacer caer y romper el florero chino de porcelana de la abuela, pero requiere de varios días de vergüenza y tedio pegando fragmentos para un resultado muy lejano a lo que fue.

El universo tiende al caos porque en su pereza siempre toma el camino más corto, el de menor resistencia y energía requerida. Somos nosotros, las personas, quienes invertimos tiempo y esfuerzo, energía psíquica y física en construir y mantener todo lo que nos interesa. La Capilla Sixtina o la puesta en órbita del telescopio Hubble no fueron descuidos.

Lo mismo pasa con tus operaciones. Para lograr las grandes cosas y mantener el caos a raya se requiere de esfuerzo constante y, no menos importante, de un trabajo cada vez más inteligente.

Por eso, en Cotalker, la plataforma de Gestión Documental más flexible y adaptable a tu negocio, le damos a tu operación el camino más corto.

Pero... tanto la termodinámica como las operaciones empresariales contienen un gran inconveniente: a medida que crecen mis operaciones, crece con ello el potencial de caos: Mientras más grande la casa, más suciedad alberga; mientras más grande el florero de la abuela, más fragmentos se generan al caer. En palabras simples, llevar los documentos y sus procesos en análogos NO es una práctica escalable, ni logística, ni económicamente. De hecho, según The Paperless Project, las compañías estadounidenses "gastan más de $120 mil millones en formularios impresos, la mayoría de los cuales quedan obsoletos en tres meses".

Entonces, mientras más grande es tu Gestión de documentos y archivos, más grande es la necesidad de un Programa de gestión documental y un Servicio de digitalización de documentos. Volviendo a la segunda ley de la termodinámica, a mayor complejidad del sistema, mayor potencial y tendencia al caos. Y pueden darse procesos complejos que sería caótico intentar llevarlos de manera análoga, o desintegrada en múltiples sistemas como correos, Excel, Whatsapp... ¡una locura! En estas magnitudes, necesitamos un agente de orden y trabajo inteligente.

Así luce un proceso de gestión documental correctamente digitalizado:

A un nivel operacional cada vez mas extenso, los beneficios de  la digitalización de documentos y los procesos por los que estos avanzan, comienzan a acentuarse, y no solo representa un ventaja económica desde el punto de vista del ahorro, sino también permite:

• Ahorrar dinero
• Ahorrar espacio
• Facilitar el intercambio de documentación e información.
• Mantener información relevante más segura.
• Mayor trazabilidad y visualización del estado de contratos y documentos a lo largo de un proceso.
• En un sólo lugar, evitando la complejidad de operar en múltiples sistemas.
• Ayudamos al medio ambiente, reducimos la tala de árboles y la plantación de especies alóctonas.
• Además de volver tus operaciones extremadamente eficientes con Cotalker ;)

Y así luce un proceso de construcción de documento colaborativo:

Algunas virtudes:

• Construye, edita, mejora documentos con nuestro editor de documentos basado en markdown.
• Nuestro buscador inteligente indexa información de documentos, permite categorizar por distintas familias y buscar desde tu correo.
• Explora el documento, conversa y ten feedback en el mismo con tus equipos de trabajo.
• Cuando no estés conforme con la información o simplemente no exista, puedes preguntar a expertos. Las respuesta quedarán guardadas en la base de conocimiento

Entonces, ¿Necesitas un software de gestión documental?

La respuesta es: depende... depende del tamaño de tu operación.

Si tu operación se compone de procesos sencillos, de fácil trazabilidad y visualización de avance de los documentos y conocimientos, entonces la respuesta probablemente sea "no". Sin embargo, para todo otro nivel operacional y complejidad de procesos, te sugerimos Cotalker.

Como mencionamos en nuestro blog "¿Existe realmente cultura digital en la gestión documental de tu empresa?", los argumentos para digitalizarse en Cotalker son bastos:

• Reduce los costos de las acciones relacionadas con el papel que incluyen el copiado, impresión y almacenamiento.
• Menor tiempo dedicado a la búsqueda de documentación en papel.
• Mejorar el tiempo de respuesta a los clientes y los compradores.
• Reorientar al personal en otras tareas administrativas críticas.
• Trazabilidad de punta a punta.
• En libre integración al ERP de tu empresa.
• Reportes e insights que favorecen la optimización continua del proceso.

Finalmente, todos podemos ser héroes que generan orden a partir del caos. Y para ello, todo buen héroe cuenta con su herramienta vencedora, su espada: Cotalker.

Te dejamos el testimonio de un héroe que eligió bien su espada...

Prueba Cotalker Gestión de Conocimiento, nuestra solución de gestión documental ahora, configurando tu cuenta en minutos, gratis, AQUÍ .

Este jueves 28 de abril estaremos realizando un webinar referente a todo lo expuesto en este blog, junto a nuestros clientes y héroes de la gestión documental MBC Abogados. ¡No te lo pierdas!, conoce más e inscríbete AQUÍ.

Si te interesa agendar una demostración junto nuestro equipo comercial, puedes hacerlo directamente abajo de este blog, seleccionando día y hora en el calendario.