La planificación es el proceso de tomar decisiones sobre acciones futuras necesarias para lograr las metas y objetivos previstos. La planificación de acciones futuras ayuda a lograr los objetivos de la manera más eficaz y eficiente. Minimiza los costos y reduce los riesgos y las oportunidades perdidas. También puede aumentar la ventaja competitiva de la organización.
Según el horizonte de planificación, el proceso de planificación se puede dividir en tres niveles básicos:
1. Planificación a largo plazo (cubre un período de varios años).
2. Planificación a mediano plazo (planes de un mes a un año).
3. Planificación a corto plazo (planes diarios y semanales).
Tipos de planificación
La planificación se puede hacer en diferentes niveles organizacionales: corporativos, comerciales, funcionales u operativos. Desde el punto de vista del tipo de decisión, también se realiza en diferentes niveles de jerarquía que normalmente son los estratégicos y tácticos.
Las decisiones a nivel estratégico se refieren a cuestiones relacionadas con la naturaleza de la existencia del negocio como empresa, mientras que las decisiones tácticas afectan la forma en que el negocio se lleva a cabo en una determinada etapa de su línea de crecimiento. La planificación estratégica establece la visión a largo plazo de la organización y dibuja el camino estratégico para lograr esa visión prevista. La planificación a nivel táctico se refiere a la selección de formas dentro de una estrategia preestablecida para lograr objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo. La planificación estratégica es, por definición, un plan a largo plazo y puede realizarse a nivel funcional, comercial o corporativo. La planificación a largo plazo, sin embargo, no es necesariamente estratégica. En general, independientemente del tipo y el propósito de la planificación, incluye la determinación de las acciones o tareas, así como los recursos necesarios para su implementación.
En este artículo revisaremos y analizaremos la planificación, de carácter funcional y operativo, como proceso básico de la gestión del mantenimiento. Desde el punto de vista del horizonte de tiempo, se trata de planificación a mediano y corto plazo. También es muy importante aclarar que, operativamente, todo plan de mantenimiento comprende dos elementos principales a saber: En primer lugar, el diseño del plan de mantenimiento que implica la definición de las actividades, alcance y frecuencia de ejecución. En segundo lugar, el proceso de planificar y programar las actividades que deben estar perfectamente definidas en ese plan.
El rol de un jefe de mantenimiento en la planificación
La misión principal de las personas responsables de la planificación y programación en un departamento de mantenimiento es dedicarse a este segundo elemento que consiste en desarrollar todo el proceso idóneo para poder ejecutar el trabajo de la forma más eficiente posible, es decir, con la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible.
Por su parte, el primer plan de mantenimiento con el que se cuenta es el manual del fabricante original del equipo, que indica las actividades de mantenimiento preventivo que deben ser ejecutadas para alcanzar una mayor vida útil y disminuir la probabilidad de ocurrencia de fallas imprevistas. Durante la etapa operativa del ciclo de vida del activo, este plan original va perdiendo vigencia a medida que transcurre el tiempo, resultando una menor confiabilidad debido a la ocurrencia de cambios desfavorables en su desempeño originados por causas típicas como el desgaste, condiciones de operación inapropiadas, falta de mantenimiento, etc. Esto obliga a reformular los planes de mantenimiento originales y la mejor forma de abordar este problema es desarrollando planes de mantenimiento optimizados, para lo cual existen diversas metodologías, entre las que se destaca el “Mantenimiento Centrado en Confiabilidad” (MCC). Lo recomendable es que en cada departamento de mantenimiento exista formalmente un área de ingeniería de mantenimiento cuya misión principal sea el diseño de los planes de mantenimiento optimizados en función de riesgos y costos.
¿Qué es la planificación del trabajo?
La planificación del trabajo de mantenimiento es la preparación anticipada de trabajos seleccionados para que puedan ejecutarse en alguna fecha futura de manera eficaz y eficiente. Consiste en un análisis sistemático para:
• Determinar la prioridad del trabajo.
• Describir detalladamente y claramente el trabajo y su alcance.
• Determinar el número de personas por especialidad o habilidad.
• Determinar los repuestos, consumibles y otros materiales requeridos.
• Determinar información técnica, legal, de seguridad y administrativa.
• Comprobar la existencia o iniciar la adquisición de los recursos necesarios.
• Determinar y verificar el cumplimiento de las condiciones necesarias.
• Tramitar permisos y/o autorizaciones.
• Definir la metodología y desarrollo de procedimientos.
• Definir la secuencia de tareas.
• Garantizar el cumplimiento de la normativa relacionada con la salud, seguridad de las personas y respeto del medioambiente.
• Coordinación entre mantenimiento y operaciones y oras partes involucradas y/o afectadas que el trabajo se ejecute de la manera más expedita posible.
• Estimar el tiempo y previsiones diversas para ejecutar el trabajo.
• Capturar las lecciones aprendidas con el fin de mejorar el rendimiento futuro.
• Estimación del costo total del trabajo, desglosando cada una de las categorías de los recursos a utilizar.
Beneficios de realizar una correcta planificación del trabajo
- Eficiencia en la ejecución del trabajo: La planificación detallada y anticipada del trabajo permite optimizar el uso de los recursos disponibles, como personal, equipos y materiales. Al tener una visión clara de las tareas a realizar, se pueden evitar interrupciones y retrasos, lo que conduce a una ejecución más eficiente y productiva de las actividades de mantenimiento.
- Reducción de tiempos de inactividad: Al planificar el trabajo de manera efectiva, se pueden minimizar los tiempos de inactividad no planificados. Al llevar a cabo un mantenimiento programado y preventivo, se reducen las probabilidades de averías inesperadas y fallas catastróficas, lo que resulta en una mayor disponibilidad y confiabilidad de los activos.
- Control de costos: La planificación del trabajo permite estimar de manera precisa los recursos necesarios, como mano de obra, materiales y equipos. Esto facilita la estimación de los costos asociados y ayuda a controlar los gastos de mantenimiento. Al evitar reparaciones de emergencia y reemplazos costosos debido a la falta de planificación, se pueden reducir los costos a largo plazo.
- Seguridad y cumplimiento normativo: La planificación del trabajo incluye la consideración de aspectos de seguridad, salud ocupacional y cumplimiento normativo. Al tener en cuenta estos aspectos durante la planificación, se pueden identificar y abordar los riesgos potenciales, garantizando un entorno de trabajo seguro y el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios.
- Mejora en la gestión de activos: Al planificar el mantenimiento de manera adecuada, se puede maximizar la vida útil de los activos. La implementación de un plan de mantenimiento preventivo y predictivo basado en el análisis de riesgos y enfoques como el Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad (MCC) ayuda a prevenir fallas y prolongar la vida útil de los activos, lo que resulta en una mejor gestión de los activos a lo largo de su ciclo de vida.
En general, la planificación del trabajo de mantenimiento contribuye a una gestión más efectiva y eficiente de las actividades de mantenimiento, lo que se traduce en una mayor disponibilidad de los activos, reducción de costos, mejora de la seguridad y prolongación de la vida útil de los activos.
Tomado del libro: PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y COSTOS DEL MANTENIMIENTO: “Un enfoque táctico y operacional para mejorar la eficiencia de la Gestión del Mantenimiento". José Contreras Márquez.
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