Cómo Concha y Toro redujo 35% el tiempo de registro de campo en su vendimia (y aseguró 100% de integridad de datos en el camino)

Caso de éxito · Industria agroindustrial

El punto de partida: una vendimia que se registraba dos veces

Durante la vendimia, cada camión que sale de un fundo hacia la bodega genera un documento crítico: el registro de movimiento interno de uvas (MIU). De ese documento depende la trazabilidad de la fruta, la liquidación a productores y la planificación de recepción en bodega.

Como en la mayor parte de la industria, el registro nacía en el campo y un equipo de digitadores lo transcribía después al sistema. Es la forma establecida de operar una vendimia, y Concha y Toro la ejecutaba a gran escala. Pero el método del doble registro tiene costos conocidos, en cualquier operación agrícola:

• Inconsistencias entre la proforma y la realidad física del despacho. Lo que dice el documento puede generar errores con lo que llega a la bodega.
• Carga administrativa en el peor momento. Conciliar registros manuales consume horas del equipo de gestión agrícola en plena vendimia, cuando menos tiempo hay.
• Formatos distintos entre puntos de origen, difíciles de estandarizar.
• Y la necesidad de fondo: generar la MIU rápido en el punto de carga. Capturar la información es solo la mitad del trabajo; el valor está en que el documento salga a tiempo para ejecutar lo que viene después: el despacho, la recepción, la liquidación.

La mejora: registro multi-cuartel con validación en origen

Viña Concha y Toro realizó una convocatoria de innovación abierta en la cual participó una decena de oferentes, piloteó 3 soluciones y finalmente decidió avanzar con la plataforma que ofrece Cotalker.

El proyecto se construyó junto al equipo de Concha y Toro sobre la plataforma de Cotalker, en 8 a 12 semanas, con aplicación web para la operación administrativa y móvil para el terreno. Tres decisiones de diseño hicieron la diferencia, y las tres nacieron del conocimiento del proceso que solo el equipo de Concha y Toro tenía:

1. Una MIU, varios cuarteles

En la operación real, un mismo despacho puede cargar fruta de varios cuarteles. El sistema permite consolidar varios cuarteles en una sola MIU, en lugar de forzar un documento por cuartel, que era una de las fuentes de registros duplicados.

2. Validación de consistencia en el origen, no en la bodega

Al registrar, el sistema valida en tiempo real que los cuarteles seleccionados sean consistentes entre sí: los atributos críticos de la fruta se verifican en el momento de la carga. El error se detecta donde se produce, en el campo, y no días después cuando el digitador o la bodega encuentran la inconsistencia.

3. El documento sale del punto de carga, no de una oficina

El registro se hace una sola vez, en el lugar donde ocurre el despacho, y queda listo para los pasos siguientes sin esperar transcripción: la MIU y la guía de despacho electrónica (GDE) se generan en el punto de carga, y el camión sale con su documentación lista. La app sigue operativa cuando no hay señal (una realidad de cualquier fundo) y sincroniza al recuperar conectividad, pero el punto no es la desconexión: es que los documentos queden generados a tiempo para que la operación avance.

Los resultados

El dato que más nos importa destacar es el último. En proyectos de digitalización de terreno, la tecnología rara vez es lo que falla: falla la adopción. Un 95% de adopción entre operadores agrícolas y personal de terreno, perfiles que históricamente reciben las herramientas digitales con escepticismo (y con razón), indica que la solución redujo fricción en lugar de agregarla.

Pero ese número no lo explica el software solo. El equipo de innovación de Concha y Toro, por iniciativa propia, involucró a la gente de cada fundo desde el inicio: capacitaciones presenciales en terreno y protagonismo real para los operadores en el cambio. La herramienta redujo la fricción; el equipo hizo el resto.

"La solución ha sido fácilmente adoptada en todos los fundos de la compañía."
— Ana Monardes, Líder de Innovación Tecnológica, Concha y Toro

Lo que aprendimos

La trazabilidad empieza en el cuartel, no en el ERP. Si el dato nace mal en el campo, ningún sistema aguas abajo lo arregla. Invertir en la calidad del registro de origen es lo que hace confiable todo lo demás: liquidaciones, recepción en bodega, reportes.

Capturar información no aporta valor por sí solo. El registro digital paga cuando habilita la acción siguiente (generar el documento, despachar el camión, liquidar al productor) sin pasos intermedios. Digitalizar la captura sin acelerar la ejecución es cambiar el papel de formato.

La validación temprana le gana a la corrección tardía. Mover la validación de reglas de negocio al punto de captura eliminó una categoría completa de trabajo: la reconciliación entre lo registrado y lo real.

La adopción se lidera desde adentro. El mejor software de terreno fracasa si el terreno no lo hace suyo. Acá la diferencia la marcó el equipo de innovación de Concha y Toro: involucrar a cada fundo, capacitar en persona y darle protagonismo a los operadores convirtió el despliegue en un cambio propio, no impuesto.

Un buen registro de origen sirve para más de lo que motivó el proyecto. El objetivo era ordenar el movimiento de uva durante la vendimia, pero el resultado fue información estructurada y trazable desde el cuartel. Ese dato limpio, imposible de obtener cuando vivía en papel y planillas sueltas, queda disponible para otras áreas y para los análisis e integraciones que la organización quiera montar después.

¿Tu operación registra la cosecha en papel o planillas y la digita después? Conversemos sobre cómo se vería este proceso en tu temporada. Agenda una demo o conversemos por WhatsApp.