En el mundo de la gestión de proyectos todos nos hemos enfrentado alguna vez al desafío de tener un saber cuantas horas efectivamente hemos ocupado en un proyecto, sobre todo cuándo trabajamos en equipo.
En este desafío, la primera dificultad es encontrar una herramienta que se ajuste a nuestras necesidades y, la segunda, que el equipo entienda la importancia de este registro y lo haga con la menor resistencia posible.
En el área de consultoría de Cotalker decidimos hacer dogfooding (término en inglés usado para describir cuando una organización usa su propio producto o servicio como usuario final para empatizar con su experiencia de uso). Usamos Cotalker para gestionar nuestros proyectos, las tareas asociadas a los mismos y el registro del tiempo invertido.
Inicialmente, encontrar la herramienta adecuada que se ajuste a nuestras necesidades y lograr que el equipo comprenda la importancia de llevar un registro preciso del tiempo puede resultar desafiante. Sin embargo, hemos superado estas barreras gracias a los beneficios que nuestro equipo ha obtenido al optimizar y organizar eficientemente su tiempo en Cotalker.
Para esto primero creamos un flujo de trabajo para administrar los proyectos y así poder ordenarlos según su etapa actual.
Además como en Cotalker la comunicación es lo más importante (y en mi opinión, nuestra mejor característica) cada proyecto cuenta con un espacio de trabajo similar a un canal de conversación. Este espacio nos permite discutir temas relevantes al proyecto y completar formularios con información clave, como actualizaciones, seguimientos, minutas, documentación, y más.
Posteriormente, creamos un segundo flujo de trabajo que nos permite crear tareas asociadas a estos proyectos. Este flujo es bastante sencillo, con solo dos estados: "Abierta" y "Cerrada". Sin embargo, nos permite almacenar toda la información relevante de cada tarea.
Gracias a la conexión entre estos dos flujos de trabajo, podemos registrar todas las actividades asociadas a los proyectos directamente desde el espacio de trabajo correspondiente, completando el formulario de creación de tareas y sin necesidad de indicar a que proyecto nos referimos. En el formulario indicamos la descripción, tipo y duración de la misma. Lo mejor de todo es que esta información se registra en el historial, similar a un chat de WhatsApp, pero se almacena en el modelo de datos de la tarea asociada al proyecto (lo cual es importante para futuras referencias).
Finalmente y la mejor parte es que toda la información registrada en el espacio de trabajo del proyecto puede ser aprovechada a través de una herramienta de Business Intelligence (BI), en nuestro caso, Metabase. Esto nos permite construir paneles de indicadores con información clave para mejorar el área, presentar informes a consejos directivos, compartir con clientes, entre otras posibilidades infinitas.
Si estás interesado/a o tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de brindarte más información.
